Politique de vie privée
et protection des données

Qui sommes-nous ?

La présente politique de vie privée est établie par le Centre d'Etude et de Formations Immobilières, en abrégé CEFIM, association sans but lucratif, dont le siège est établi Avenue Pasteur, 6H, à 1300 Wavre, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0562.870.808.

Dans la présente politique, les termes « CEFIM », « nous », « notre » ou « nos » désignent le Centre d'Etude et de Formations Immobilières.

Le CEFIM est un organisme de formation actif dans le secteur immobilier et les matières connexes. Il organise notamment des formations présentielles, des webinaires, des formations en ligne, des parcours e-learning, des formations sur mesure, ainsi que des services liés à l'inscription, au suivi administratif, au contrôle de présence, à la délivrance d'attestations et, lorsque cela est applicable, à la déclaration ou à la justification d'heures de formation auprès d'organismes professionnels, notamment l'IPI.

Pour les traitements de données qu'il réalise pour ses propres finalités, le CEFIM agit en qualité de responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit règlement général sur la protection des données ou RGPD.

Dans certains cas, notamment lorsqu'une formation est organisée pour le compte d'un client, d'un partenaire, d'un employeur ou d'un organisme tiers, le CEFIM peut également traiter certaines données pour le compte de ce tiers, selon les modalités convenues avec celui-ci.

À quoi sert cette politique ?

La présente politique a pour objectif de vous expliquer, de manière claire et transparente, comment nous collectons, utilisons, conservons, protégeons et, le cas échéant, communiquons vos données à caractère personnel.

Elle s'applique à l'ensemble de l'écosystème de formation du CEFIM, en ce compris :

• le site internet www.cefim.immo ;
• les formulaires d'inscription, de contact, de demande de formation sur mesure et de création de compte ;
• les espaces utilisateurs mis à disposition par le CEFIM ;
• le Cefim Learning Lab et le site ou environnement numériquecll.immo ;
• les formations présentielles, les webinaires, les formations en ligne et les contenus e-learning ;
• les outils administratifs, pédagogiques, comptables et techniques utilisés par le CEFIM pour organiser, suivre, facturer, attester et, le cas échéant, déclarer les formations auprès des organismes compétents.

Par « données à caractère personnel », il faut entendre toute information qui permet de vous identifier directement ou indirectement, comme votre nom, votre prénom, votre adresse e-mail, votre numéro IPI, vos données d'inscription en ce compris l'adresse postale complète, vos données de connexion ou les informations relatives à votre participation à une formation.

Quelles données traitons-nous ?

Selon les situations, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes.

Comment collectons-nous vos données ?

Nous collectons principalement vos données directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte, vous inscrivez à une formation, participez à une activité du CEFIM, utilisez le Cefim Learning Lab, accédez à cll.immo, nous contactez ou nous transmettez volontairement des informations.

Nous pouvons également recevoir certaines données de la part de tiers, par exemple :

• votre employeur, votre agence, votre réseau ou votre organisation, lorsqu'il ou elle vous inscrit à une formation ;
• un client ou partenaire du CEFIM, lorsqu'une formation est organisée pour son compte ou avec son soutien ;
• un organisme professionnel ou sectoriel, dans le cadre de l'organisation, du financement, du contrôle ou de la reconnaissance d'une formation ;
• des sources publiques ou professionnelles, lorsque ces informations sont nécessaires à la vérification ou à la complétion de données administratives, notamment les données d'entreprise ou de facturation.

Certaines données techniques sont collectées automatiquement lorsque vous consultez notre site internet, utilisez nos services numériques, accédez à une formation en ligne ou interagissez avec nos outils informatiques.

Pourquoi traitons-nous vos données et sur quelle base juridique ?

Nous traitons vos données uniquement lorsque cela repose sur une base juridique valable au sens du RGPD.

Nous traitons vos données pour créer, gérer, sécuriser et administrer votre compte utilisateur, vous permettre d'accéder à votre espace personnel, consulter vos inscriptions, suivre vos formations, gérer vos commandes et mettre à jour vos informations.

Base juridique : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles lorsque le compte est nécessaire à l'accès à nos services. Certaines données facultatives peuvent être traitées sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime à améliorer la qualité de nos services.

Nous traitons vos données pour gérer vos inscriptions, confirmer votre participation, organiser les formations, communiquer les informations pratiques, gérer les listes de participants, adapter l'organisation matérielle ou technique, facturer les prestations et assurer le suivi administratif des formations.

Base juridique : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles. Lorsque la formation est organisée à la demande d'un employeur, d'un client, d'un partenaire ou d'un organisme tiers, le traitement peut également reposer sur notre intérêt légitime ou les obligations contractuelles applicables entre les parties.

Nous traitons vos données afin d'organiser votre accueil, vérifier votre présence, gérer les absences ou retards, délivrer les attestations, justifier la réalisation de la formation et, lorsque cela est applicable, permettre la déclaration ou la reconnaissance d'heures de formation.

Base juridique : exécution du contrat, respect d'obligations légales ou réglementaires lorsque celles-ci s'appliquent, ainsi que notre intérêt légitime à assurer la traçabilité, la qualité et la preuve des formations organisées.

Pour les webinaires, le CEFIM utilise la solution Zoom. Lorsque les règles applicables à la formation l'exigent, notamment dans le cadre de formations reconnues, agréées ou déclarables auprès de l'IPI, le CEFIM peut vérifier la participation effective des participants au moyen d'informations de connexion générées par Zoom.

Ces informations peuvent notamment comprendre le nom affiché par le participant, l'adresse e-mail utilisée pour la connexion, les heures de connexion et de déconnexion, la durée de présence, ainsi que les données techniques strictement nécessaires à la vérification de la participation.

Sauf information contraire communiquée préalablement, le CEFIM ne conserve pas d'enregistrement audiovisuel des webinaires à des fins de contrôle individuel des participants.

Base juridique : exécution du contrat, respect d'obligations légales ou réglementaires lorsque celles-ci s'appliquent, ainsi que notre intérêt légitime à garantir la traçabilité, la qualité, la reconnaissance et la preuve des formations.

Dans le cadre du Cefim Learning Lab et de l'environnement numérique cll.immo, le CEFIM traite les données nécessaires à la mise à disposition, à l'utilisation et au suivi des formations en ligne. Ces données peuvent notamment comprendre les données d'identification de l'apprenant, les formations auxquelles il est inscrit, les contenus consultés, les dates et heures de connexion, la progression dans les modules, les activités réalisées, les statuts de complétion ou de réussite, les données nécessaires à la délivrance d'une attestation et, le cas échéant, à la déclaration d'heures de formation auprès de l'IPI.

Base juridique : exécution du contrat, respect d'obligations légales ou réglementaires lorsque celles-ci s'appliquent, ainsi que notre intérêt légitime à assurer le suivi pédagogique, administratif et probatoire des formations.

Lorsque cela est applicable, nous traitons vos données afin de déclarer ou permettre la déclaration d'heures de formation auprès d'organismes professionnels ou sectoriels, notamment l'IPI (Institut Professionnel des Agents Immobiliers) et, le cas échéant, le Fonds de Sécurité d'Existence de la Commission Paritaire 323 (Fonds 323), ou afin de délivrer les attestations nécessaires à la preuve de votre participation.

Les données traitées peuvent notamment comprendre votre identité, votre numéro professionnel, la formation suivie, la date, le volume horaire, le statut de présence, l'attestation et les informations nécessaires au contrôle administratif.

Base juridique : exécution du contrat, respect d'obligations légales ou réglementaires lorsque celles-ci s'appliquent, ainsi que notre intérêt légitime à assurer la reconnaissance, la traçabilité et la preuve des formations suivies.

Nous traitons vos données pour établir les factures, gérer les paiements, procéder à d'éventuels remboursements, suivre les créances, tenir notre comptabilité et satisfaire à nos obligations fiscales, comptables et administratives.

Base juridique : exécution du contrat et respect de nos obligations légales.

Nous traitons vos données lorsque vous nous contactez, que vous introduisez une demande de renseignement, une demande de formation sur mesure, une demande de devis, une réclamation ou toute autre demande liée à nos activités.

Base juridique : selon le cas, exécution de mesures précontractuelles, exécution du contrat ou notre intérêt légitime à répondre aux demandes qui nous sont adressées.

Nous traitons les données que vous nous communiquez dans le cadre d'une candidature ou d'une proposition de collaboration, notamment pour évaluer votre profil, vos compétences, votre expérience, vos domaines d'expertise, vos disponibilités et l'opportunité d'une collaboration.

Base juridique : exécution de mesures précontractuelles ou, lorsque nous conservons votre profil en vue d'une collaboration future, notre intérêt légitime ou votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Nous pouvons utiliser votre adresse e-mail pour vous envoyer notre newsletter, des informations sur nos formations, nos événements ou nos activités. Lorsque vous vous inscrivez volontairement à notre newsletter, la base juridique du traitement est votre consentement. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en utilisant le lien de désinscription présent dans nos communications ou en nous contactant à l'adresse privacy@cefim.be.

Soft opt-in, clients et participants existants. Conformément à l'article XIII.13 du Code de droit économique (CDE) et à l'article 13 §2 de la Directive ePrivacy, lorsque vous avez recouru à l'un de nos services (inscription à une formation, demande de devis, accès à notre plateforme e-learning…), nous pouvons collecter votre adresse e-mail et l'utiliser pour vous adresser des communications relatives à nos offres de formation similaires. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime, sous réserve des conditions suivantes : (1) vous êtes informé(e) de cette utilisation au moment de la collecte ; (2) les communications portent sur des services analogues à ceux auxquels vous avez souscrit ; (3) vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien présent dans chaque communication ou en écrivant à privacy@cefim.be.

Lorsque nous adressons des communications à des contacts professionnels existants ou à des clients dans un contexte B2B, le traitement peut également reposer sur notre intérêt légitime, pour autant que vous puissiez vous y opposer facilement à tout moment.

Nous pouvons traiter certaines données professionnelles afin de gérer nos relations avec des prospects, partenaires, entreprises, organisations, institutions ou professionnels susceptibles d'être intéressés par nos services.

Base juridique : notre intérêt légitime à développer nos activités dans un cadre professionnel. Lorsque la loi impose votre consentement préalable, nous ne vous adressons pas de communication sans l'avoir obtenu.

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers à des fins de marketing direct sans votre consentement préalable. Lorsque vous donnez votre accord, vos données peuvent être communiquées aux partenaires concernés dans les limites de ce consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Nous pouvons traiter certaines données afin d'établir des statistiques, analyser la fréquentation de nos formations, améliorer notre offre, évaluer la qualité de nos services, mesurer l'utilisation de nos outils numériques et assurer le pilotage de nos activités. Lorsque cela est possible, nous utilisons des données anonymisées ou agrégées.

Base juridique : notre intérêt légitime à améliorer nos services, notre organisation, notre qualité pédagogique et la pertinence de notre offre.

Nous traitons certaines données pour sécuriser nos systèmes informatiques, détecter les incidents, prévenir les abus, lutter contre la fraude, gérer les contestations, conserver des preuves, faire valoir nos droits ou nous défendre en cas de réclamation, de litige ou de contrôle.

Base juridique : notre intérêt légitime à assurer la sécurité de nos services et la défense de nos droits, ainsi que le respect de nos obligations légales lorsque celles-ci s'appliquent.

Lorsque vous exercez un droit relatif à vos données ou introduisez une réclamation, nous traitons les données nécessaires à l'identification de votre demande, à son analyse, à notre réponse et à la conservation de la preuve du traitement de celle-ci.

Base juridique : respect de nos obligations légales.

Les données sont-elles obligatoires ?

Certaines données sont nécessaires pour vous permettre d'utiliser nos services. Lorsque vous créez un compte, vous inscrivez à une formation, passez une commande, demandez une attestation, sollicitez une déclaration d'heures ou introduisez une demande nécessitant une réponse, les données marquées comme obligatoires ou manifestement nécessaires doivent être communiquées.

À défaut, nous pourrions ne pas être en mesure de créer votre compte, traiter votre inscription, organiser votre participation, vous donner accès à une formation, émettre une facture, délivrer une attestation, déclarer des heures de formation, répondre à votre demande ou exécuter correctement le service demandé.

Les données facultatives peuvent être communiquées librement. Leur non-communication n'empêche pas, en principe, l'accès au service principal, mais peut limiter certaines fonctionnalités, personnalisations ou facilités administratives.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous êtes libre de le donner ou de le refuser. Le refus ou le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Formations organisées avec ou pour des tiers

Certaines formations peuvent être organisées avec ou pour le compte d'un client, d'un partenaire, d'un employeur, d'une fédération, d'un organisme professionnel, d'un pouvoir public ou d'une autre organisation. Dans ce cadre, le CEFIM peut être amené à traiter certaines données :

• en qualité de responsable du traitement, lorsqu'il détermine lui-même les finalités et moyens essentiels du traitement ;
• en qualité de sous-traitant, lorsqu'il traite les données pour le compte et sur instruction d'un tiers ;
• comme responsable de traitement distinct pour ses obligations propres, notamment la gestion des attestations, la preuve de participation, la facturation, la comptabilité, le suivi administratif ou la déclaration des heures de formation lorsque cela est applicable.

Lorsque vos données sont communiquées à un tiers dans ce contexte, cette communication se limite aux informations nécessaires à l'organisation, au suivi, au financement, au contrôle ou à la justification de la formation concernée.

À qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Nous ne communiquons vos données qu'aux personnes et organisations qui doivent y accéder pour les finalités décrites dans la présente politique. Selon les cas, vos données peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• les membres du personnel du CEFIM habilités à les traiter ;
• les formateurs, intervenants ou prestataires pédagogiques concernés par la formation ;
• les prestataires techniques chargés de l'hébergement, de la maintenance, de la sécurité informatique, de la gestion du site, des inscriptions, de l'envoi d'e-mails, de la visioconférence, de l'e-learning, du paiement, de la facturation ou d'autres services nécessaires ;
• les prestataires comptables, financiers, juridiques, fiscaux ou d'audit ;
• les banques, prestataires de paiement ou organismes financiers concernés ;
• les organismes professionnels ou sectoriels, notamment l'IPI, lorsque la déclaration ou la reconnaissance d'heures de formation le justifie, ainsi que le Fonds 323 (Fonds de Sécurité d'Existence de la CP 323), lorsque cela est applicable dans le cadre de formations financées ou reconnues par cet organisme ;
• les employeurs, clients, partenaires ou organisations ayant inscrit, financé ou demandé la formation, dans la mesure nécessaire au suivi de celle-ci ;
• les autorités administratives, judiciaires, fiscales ou de contrôle lorsque la loi l'exige ou lorsque cela est nécessaire à la défense de nos droits ;
• les partenaires auxquels vous avez accepté que vos données soient transmises.

Pour les besoins de ses activités, le CEFIM recourt notamment aux prestataires suivants :

Vos données sont-elles transférées en dehors de l'Espace économique européen ?

Le CEFIM privilégie, chaque fois que cela est possible, des prestataires et hébergements situés dans l'Espace économique européen.

Certains prestataires techniques utilisés par le CEFIM, notamment dans les domaines du paiement en ligne, de la visioconférence, de la bureautique, de l'analyse d'audience, de l'e-mailing ou de l'infrastructure informatique, peuvent toutefois impliquer un accès ou un transfert de données vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque tel est le cas, le CEFIM veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• le cadre UE–États-Unis de protection des données, lorsque le prestataire concerné y est valablement certifié ;
• des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• ou toute autre garantie appropriée prévue par le RGPD.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Le CEFIM ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation, des besoins de preuve, des contrôles éventuels et de la défense de ses droits.

• Compte utilisateur : pendant la durée d'activité du compte. En cas d'inactivité prolongée, le compte peut être désactivé, supprimé ou anonymisé, sous réserve des données devant être conservées pour d'autres finalités.
• Données d'inscription aux formations : jusqu'à dix ans lorsque cela est nécessaire à des fins probatoires, administratives, contractuelles ou réglementaires.
• Données de participation, d'attestation et de déclaration IPI / Fonds 323 : jusqu'à dix ans lorsque cela est nécessaire à des fins probatoires ou réglementaires.
• Informations de connexion Zoom (contrôle IPI) : jusqu'à dix ans lorsqu'elles sont nécessaires à des fins de preuve.
• Données Cefim Learning Lab et cll.immo : jusqu'à dix ans lorsqu'elles sont nécessaires à des fins de preuve ou de déclaration.
• Données de facturation, paiement et comptabilité : dix ans ou dix exercices comptables suivant la période imposable concernée, conformément aux obligations comptables et fiscales applicables en Belgique.
• Demandes de contact et d'information : maximum trois ans à compter du dernier contact utile, sauf relation contractuelle, obligation légale ou nécessité de preuve.
• Prospects et contacts professionnels : maximum trois ans à compter du dernier contact actif, sauf opposition.
• Newsletter et communications électroniques : jusqu'au retrait du consentement ou au désabonnement.
• Données de recrutement et candidatures : maximum deux ans, sauf opposition ou accord spécifique.
• Logs techniques et données de sécurité : en principe limités à douze mois, sauf incident, contrôle, litige ou obligation nécessitant une conservation plus longue.
• Demandes d'exercice de droits RGPD : maximum cinq ans afin de conserver la preuve du respect de nos obligations.
• Cookies et traceurs : selon la durée propre à chaque cookie ou traceur.

À l'expiration des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque cela est nécessaire.

Utilisons-nous des cookies ?

Notre site internet et nos outils numériques peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires.

Cookies strictement nécessaires : certains cookies sont indispensables au bon fonctionnement du site, à sa sécurité, à l'accès à votre compte ou à l'utilisation des services demandés. Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement.

Google Analytics 4 : le site internet du CEFIM utilise Google Analytics 4 afin de mesurer l'audience du site, d'analyser la manière dont les utilisateurs interagissent avec ses pages et d'améliorer son contenu, son ergonomie et ses services. Les cookies et traceurs de mesure d'audience ne sont déposés qu'avec votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Lors de votre visite, un outil de gestion des préférences vous permet d'accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via l'outil prévu à cet effet sur le site.

Sécurité de vos données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération, la destruction, l'usage abusif ou tout autre traitement illicite.

Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès aux personnes habilitées, la sécurisation des outils informatiques, la gestion des droits d'accès, la protection des comptes, la sensibilisation des personnes amenées à traiter des données et le recours à des prestataires présentant des garanties suffisantes.

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous prenons les mesures nécessaires conformément au RGPD, y compris, lorsque cela est requis, la notification à l'Autorité de protection des données et l'information des personnes concernées.

Décision automatisée et profilage

Nous n'utilisons pas vos données pour prendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative au sens de l'article 22 du RGPD.

Certains traitements techniques peuvent toutefois permettre d'automatiser des opérations administratives ou pédagogiques, par exemple l'enregistrement d'une inscription, le suivi d'une progression dans une formation en ligne, l'identification d'un statut de complétion ou la génération d'une attestation lorsque les conditions sont remplies. Ces traitements ont pour objectif d'assurer le bon fonctionnement administratif et pédagogique du service.

Quels sont vos droits ?

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits suivants :

L'exercice de ces droits peut être limité dans certains cas, notamment lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, ou lorsque nous devons conserver certaines données à des fins probatoires, comptables, fiscales ou administratives.

Comment exercer vos droits ?

Afin de protéger vos données, nous pouvons vous demander des informations complémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier votre identité. Si nous ne sommes pas en mesure de vous identifier, nous pourrions ne pas pouvoir donner suite à votre demande.

Nous répondons à votre demande dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou lorsque nous recevons un nombre important de demandes.

Réclamation auprès de l'Autorité de protection des données

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez nous contacter afin que nous puissions examiner la situation. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité belge de protection des données :

Liens vers des sites tiers

Notre site internet ou nos communications peuvent contenir des liens vers des sites internet, plateformes ou services exploités par des tiers. Nous n'exerçons pas de contrôle sur ces sites ou services tiers et ne sommes pas responsables de leur contenu, de leur sécurité ou de leur politique en matière de protection des données.

Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques de vie privée avant de leur communiquer des données à caractère personnel.

Modification de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de tenir compte de l'évolution de nos activités, de nos outils, de nos services, de nos obligations légales ou de nos pratiques en matière de protection des données.

La version applicable est celle publiée sur notre site internet. En cas de modification importante, nous pouvons vous en informer par tout moyen approprié.

Droit applicable

La présente politique est régie par le droit belge, sans préjudice des droits dont les personnes concernées bénéficient en vertu du RGPD, de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et de toute autre réglementation impérative applicable en matière de protection des données.